Что нужно знать при аренде места проведения мероприятия

Есть немало важных факторов, которые следует учитывать при аренде места проведения мероприятия: тип события, бюджет, местоположение и декор. Выбор места встречи – это решение, которое окажет наибольшее влияние на мероприятие. Как только появляется представление о бюджете, количестве участников и типе мероприятия, следует начинать поиск подходящего места.

Итак, вы начали искать, где бы снять зал в аренду для мероприятия и, в первую очередь, следует обратить особое внимание на интерьер внутри помещения, на то, какой архитектурный стиль понадобится для места проведения мероприятия. Чем меньше атмосфера зала будет соответствовать желаемому ощущению от события, тем больше оформительских решений придется сделать. Но в дополнение к внешнему виду помещения важно также учитывать услуги и удобства, предлагаемые местом проведения.

Доступная среда

Доступность относится к тому, что каждый, особенно с особыми потребностями, может получить доступ к зданию и его удобствам. Часто, когда начинающие планировщики событий проверяют место проведения мероприятия, они забывают предусмотреть гостей всех возрастов. Так, если в мероприятии принимают участие дети и мамы детей, то надо проверить туалеты и обеспечить места для пеленания. Для пожилых гостей следует выбрать залы, путь к которым ведет через минимальное количество лестниц. Наличие же лифта в любом случае будет существенным плюсом. Также следует проверить, есть ли вблизи зала парковка или парковочные места, которыми смогут воспользоваться посетители мероприятия.

Помещение и оборудование

Подумайте о потоке трафика в зал. Какие области будут иметь самый высокий трафик на мероприятии? Конечно, двери зала. Если мероприятие рассчитано на большое количество людей, то следует выбрать помещение с широкими проходами. Также если мероприятие предусматривает выступление докладчиков, то понадобится сцена или место, которое ее заменит. В некоторых местах есть встроенное аудио-визуальное оборудование, в противном случае этот аспект придется брать на себя организаторам события.

Низкий потолок обеспечит залу уют, но также сделает его громче, вызвав сложности в общении, так как посетителям придется напрягать слух и голос. Большой зал в складском стиле приведет к образованию реверберации, по-простому говоря, эхо и отголосков. Плохую акустику можно исправить, применив акустические облака или навесы, а также использовав патио вне помещения.

Кухня и обеспечение питанием

Есть ли в месте проведения мероприятия кухня, и может ли она обеспечить питание для вашего мероприятия? Те залы, в которых не предусмотрены кухонные помещения, могут иметь партнерские отношения с поставщиком продуктов питания, в том числе и эксклюзивные. Если же нет возможности забронировать место, где подают еду, которой будут наслаждаться гости, будет лучше выбрать место, которое позволит привлечь внешних поставщиков продуктов питания. Отдельный вопрос, который следует проверить, – это лицензия на алкоголь.

Какие еще простые вопросы надо задать менеджеру, который занимается сдачей зала в аренду для вашего мероприятия?

• Какое штатное расписание включено в аренду места?
• Какие возможности подключения к интернету доступны для гостей?
• Существуют ли скрытые расходы, такие как плата за обслуживание, вознаграждение, плата за уборку или оплата сверхурочных?
• Какова политика в отношении последних изменений или аннулирования в связи с непредвиденными событиями?