Что нужно знать о бронировании отеля: правила, документы, оплата, отмена

Бронирование гостиницы – удобная функция, которая помогает спланировать предстоящую поездку. К вашему заселению будет подготовлен выбранный номер в отеле, и вам не придется беспокоиться о наличии свободных мест.

Независимо от того, отправляетесь вы в отпуск, командировку или на романтический уикенд, ключевым фактором успешной поездки станет знание основных правил бронирования гостиницы. В статье мы разъясним, как выбрать и забронировать отель, чтобы не возникло проблем, а также расскажем о способах оплаты и отмены брони.

Выбор отеля

Первым шагом является поиск подходящей гостиницы. Определитесь с бюджетом и датами поездки, чтобы сразу начать рассматривать варианты, которые подходят вам по всем критериям. Для выбора гостиницы удобнее пользоваться сайтами-агрегаторами. Вы сможете отфильтровать поиск по нужным для вас параметрам и найти лучший отель по соотношению цены и качества.

Чтобы определиться с выбором:

• прочитайте описание и отзывы постояльцев,
• посмотрите фото апартаментов,
• ознакомьтесь с правилами бронирования, особенно с условиями отмены.

Это поможет вам избежать дополнительных расходов, в случае необходимости отменить совсем или изменить даты поездки.

Правила бронирования

В разных гостиницах правила бронирования отличаются. К примеру, отель на Дмитровке в Москве «Гипноз» предоставляет возможность забронировать номера на сайте онлайн или по телефону у администратора.

В правилах бронирования указано, что клиент должен сообщить личные данные, указать номер телефона, даты заезда и выезда. Бронирование доступно по предоплате или без нее. Если гость не вносит онлайн-оплату, он должен предупредить администратора о заезде не позднее, чем за 3 часа до заселения, иначе бронь может быть аннулирована.

В некоторых гостиницах требуется 100-процентная предоплата или предоставление данных банковской карты для гарантии брони. Поэтому важно ознакомиться с условиями и правилами бронирования на сайте, прежде чем забронировать номер.

Подтверждение бронирования

Вы должны убедиться, что бронируете нужный номер и указали нужные даты. Дождитесь сообщения на адрес электронной почты при онлайн-бронировании. В некоторых отелях подтверждение приходит на телефон, или перезванивает администратор, чтобы уточнить детали и подтвердить бронь.

Документы

При бронировании онлайн или по телефону вам не нужно предоставлять личные документы. Потребуются только следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество;
• данные банковской карты при онлайн-оплате;
• контактные данные;
• даты заезда и выезда.

Документы потребуются при заселении. Это паспорта всех гостей, свидетельства о рождении детей, для иностранных граждан понадобится также миграционная карта. На некоторых гостиничных ресепшенах могут попросить предоставить подтверждение брони в электронном виде.

Оплата

Отельеры обычно предлагают клиентам несколько способов оплаты при бронировании. Можно внести всю сумму онлайн через систему безопасных платежей. Так вы гарантированно получите забронированный номер. Иногда предлагается внести онлайн аванс, а остальная сумма уплачивается при заселении или выселении наличными либо с помощью банковских карт.

Если бронируете гостиницу по телефону, оплатить забронированный номер можно переводом со своего счета. Организации, которая бронирует отель для своих сотрудников, предоставляется счет для безналичной оплаты.

Отмена бронирования

Если вы даже до мельчайших деталей продумали предстоящую поездку, форс-мажор может нарушить ваши планы, и вам придется отменять бронь в отеле. Поэтому обращайте внимание на политику отмены в гостинице, которую выбрали.

Согласно правилам, клиентам предоставляется возможность снять бронь с возвратом всей суммы, если отмена производится в определенный срок до даты заезда – за 24, 48 или 72 часа. В случае, если клиент в условленный срок не уведомил о том, что он не приедет, взимается штраф в размере суточной стоимости номера. Так отель защищает себя от потенциальных убытков из-за поздней отмены брони.

«Невозвратные тарифы» при бронировании отеля в России незаконны. Если администратор гостиницы отказывается возвращать средства, которые вы внесли по предоплате за номер, вы можете составить официальную претензию на имя руководителя компании заказным письмом с уведомлением. Если в течение 30 суток не получите ответ или он вас не удовлетворит, обращайтесь в Роспотребнадзор.

Чтобы избежать недопонимания, рекомендуется внимательно ознакомиться с правилами снятия брони отеля, которые указываются на официальном сайте. Если не уверены, что разобрались в правилах или не нашли нужную информацию, свяжитесь с администратором и задайте все интересующие вас вопросы.

Заселение

Если бронируете отель, уточняйте время заселения. Обычно в гостиницах устанавливается время заезда в 14.00, выезда – 12.00. Если вы не успеваете приехать вовремя, предупредите администратора, особенно когда бронировали номер без предоплаты. Иначе он может быть отдан другим постояльцам, и бронь снята. Если вам понадобится заселиться ранее расчетного часа или выехать позже, обсудите эту возможность заранее с администратором.

Теперь вы знаете, что правила бронирования в отелях не всегда одинаковые. Когда рассматриваете определенный вариант проживания, важно внимательно прочитать все правила, чтобы узнать обо всех условиях оформления брони и ее отмены в случае необходимости.