Как безболезненно переехать с минимальными затратами: лайфхаки для руководителей

Переезд офиса - непростая задача, требующая тщательного планирования и четкой координации усилий всего коллектива. Чтобы оптимизировать этот процесс, стоит придерживаться нескольких полезных советов.

Подготовка к офисному переезду

Первый и важнейший этап - качественная подготовка к предстоящему переезду офиса. Необходимо заранее составить детальный пошаговый план действий с указанием конкретных сроков для каждого этапа процесса.

Также важно четко распределить зоны ответственности и функциональные обязанности между всеми задействованными в переезде сотрудниками. Желательно выделить не менее 2-3 координаторов, на плечи которых ляжет основная ответственность за контроль хода работ.

На стадии подготовки обязательно нужно тщательно провести инвентаризацию всего офисного имущества, определить и списать ненужные лишние вещи, а также заранее заказать в достаточном количестве качественные упаковочные материалы.

Все коробки и предметы перед упаковкой необходимо соответствующим образом промаркировать в соответствии с планом их дальнейшего размещения в новом офисном помещении.

Также на этапе подготовки важно выделить отдельный временный архив и поместить туда наиболее ценные рабочие документы организации, чтобы обезопасить их при перевозке.

Если вы впервые сталкивается с задачей офисного переезда, посмотрите как выглядит организация процесса от профессиональной команды.

Поэтапный переезд офиса

Сам процесс физического перемещения офиса на новое место также должен быть четко спланирован и структурирован.

В первую очередь необходимо произвести полный демонтаж и тщательную упаковку всей офисной мебели, оргтехники и прочего оборудования согласно предварительной маркировке.

Затем аккуратно осуществить погрузку упакованного инвентаря в транспорт и доставить его к месту нового офиса. Разгрузку и распаковку имущества также необходимо проводить максимально осторожно.

После разгрузки следует оперативно расставить всю офисную мебель и оборудование согласно заранее разработанному плану нового офисного пространства.

Завершающим этапом является монтаж и настройка всего оргтехнического оснащения - компьютеров, принтеров, сканеров, телефонии и прочей конторской техники.

Завершение переезда и обустройство офиса

После физического завершения переезда и размещения оборудования на новом месте остается провести ряд мероприятий по окончательному обустройству и адаптации офиса.

В первую очередь следует тщательным образом проверить целостность и работоспособность всего доставленного имущества, выявить и устранить возможные поломки или повреждения.

Далее необходимо провести генеральную уборку нового офиса, привести все в идеальный порядок.

После этого можно приступать к полноценному обустройству - организовать рабочие места сотрудников, оформить интерьер и декор помещений, оборудовать кухонную и рекреационные зоны.

На заключительном этапе целесообразно устроить презентацию уже полностью готового, обустроенного и функционирующего нового офиса для всего коллектива. Это послужит хорошим тимбилдинг-мероприятием и позволит команде быстрее адаптироваться в непривычной рабочей обстановке.