Как правильно выбрать помещение под офис

Вы решили заняться собственным бизнесом? Ваша фирма планирует переезд? В таком случае перед вами встает вопрос: как выбрать помещение под новый офис? Давайте разберемся, что нужно знать, чтобы сделать максимально правильный выбор.

Выбор здания под офис

Учитывая род деятельности фирмы, вам нужно определить: каким вы хотите видеть ваш офис, где он должен располагаться, примерная площадь и планировка, стоимость аренды или покупки помещения.

На сегодняшний день аренда помещения — оптимальный вариант. Остается только выбрать, в каком именно здании: жилом или нежилом, бизнес-центре или в многофункциональном комплексе.

Бизнес-центры, как правило, имеют удобное месторасположение, привлекательный внешний вид, все коммуникации для продуктивной работы. Если вы, например, занимаетесь коммерческой деятельностью без какого-либо производства, офис в крупном бизнес-центре будет самым подходящим вариантом.

Нежилое помещение может послужить, к примеру, хорошим офисом под туристическое или охранное агентство, а многофункциональные комплексы располагают всеми условиями для размещения бизнеса в сфере услуг (развлечения, питания).

Существует также такое понятие, как «домашний офис». Этот вариант позволит значительно сэкономить денежные средства, но подходит он больше для начала бизнеса. Если же вы достаточно серьезно и продолжительно работаете в той или иной сфере, следует основательнее подойти к поиску помещения.

Месторасположение

Если специфика работы нацелена на регулярный прием клиентов, следует выбирать офис в центральных районах и заметных местах рядом с транспортной развязкой. Необходимо учитывать наличие поблизости потенциальных конкурентов. Следовательно, выяснить, каким видом деятельности занимаются близлежащие предприятия.

Обязательно нужно учесть факторы внешней среды: что находится рядом со зданием, куда выходят окна и парадная дверь. Если это магазин или парикмахерская, следует выбрать офис в более оживленном месте: рядом с остановками, вблизи вокзалов или на центральных улицах города. Еще один важный пункт — удобство проезда к офису. Не стоит оборудовать помещение, слишком «спрятанное» среди жилых массивов.

Планировка офиса

Планировка офиса традиционно считается его визитной карточкой. Исходя из количества сотрудников и желаемой площади офиса, нужно распланировать положение кабинетов и остальных зон.

Самые популярные виды планировок: 

• закрытая — длинный коридор, вдоль которого располагаются кабинеты сотрудников. Непрактична с точки зрения экономии пространства. Подойдет для работы в банковском учреждении;

• открытая — одно большое помещение с множеством рабочих мест, которые разделены между собой перегородками. Чаще всего они делаются из матового стекла с отдельной дверью. Принцип Open Space. Такая планировка очень хороша на предприятиях, связанных с работой в СМИ и полиграфии. Считается достаточно практичной; 

• смешанная — объединяет в себе закрытую и открытую. Можно сказать, что это золотая середина, которая подойдет организациям, связанным с коммерческой деятельностью или сферой обслуживания.

В стандартном офисном помещении должны присутствовать: места для ожидания и приема посетителей, личные кабинеты сотрудников, кабинет руководителя, складские помещения, места питания и личной гигиены, гардеробная, технический этаж. Складские и технические помещения желательно расположить относительно удаленно, но доступно в случае необходимости. 

Наполнение офиса

Мебель для офиса лучше выбрать из хороших и прочных  материалов. Она должна быть укомплектована качественной фурнитурой с возможностью удобной сборки и разборки в случае переезда. 

Обращая внимание на покрытые рабочих поверхностей, нужно знать, что темный глянец — не самый хороший выбор. Лучше склониться в пользу светлых оттенков. Они придадут свежесть вашему интерьеру.

Соблюдение достаточного уровня освещения очень важно для сотрудников. Наиболее популярны в офисах люминесцентные светильники с зеркальной решеткой, которые встраиваются в потолок.

Также можно приобрести  диммируемые светильники (предназначены для приглушенного освещения), работу которых легко регулировать с помощью пульта. Этот вариант более дорогостоящий.

Желательно использовать комбинированное освещение: сочетание ламп холодного и теплого света, подсветка картин (декоративное освещение). 

Телекоммуникации и инженерия

Перед тем как арендовать помещение, следует выяснить наличие всех необходимых коммуникаций: электричество, связь, Интернет, лифты, системы кондиционирования, водопровод, отопление.

Оргтехника

Для любого предпринимателя важным фактором в работе офиса является удобная система телефонии, высокоскоростной Интернет и все виды оргтехники: компьютеры, принтеры, телефоны, факсы, плоттеры, ризографы, шредеры, сканеры.

Главный принцип при выборе оргтехники — цена/качество. На сегодняшний день наиболее надежными считаются производители: HP, Canon, Xerox, Sharp.

Например, если вы занимаетесь издательским делом, выбор принтера — это очень важный момент. Многие делают выбор в пользу универсальных аппаратов (принтер+сканер+ксерокс), но в данном случае лучше приобрести качественный лазерный принтер.

Системы кондиционирования и вентиляции

Главным требованием при выборе кондиционера является его высокая мощность и способность к охлаждению воздуха в помещении, где работает большое количество людей и техники. Отлично подойдут настенные и потолочные сплит-системы.  Не забывайте также о естественных источниках кислорода — чем больше растений, тем лучше.

Еще одним важным моментом является нормальное функционирование вентиляционных систем. Если вы снимаете офисное помещение на несколько этажей, можно установить поэтапную компактную вентиляционную систему. Ее преимущества:

•  на каждом этаже поддерживается нужный климат;

•  высокая надежность общей системы вентиляции всего здания;

•  компактные вентиляционные установки легче установить в технических помещениях;

В случае съема офиса в многоэтажном здании целесообразно будет провести утепление внешних стен, потолков, полов, теплоизоляцию окон.

Если бюджет фирмы располагает достаточными финансовыми ресурсами, то минимизировать расходы энергии помогут современные автоматизированные системы управления оборудованием. Они позволят сократить использование горячей и холодной воды, тепла, электроэнергии, воздуха.

Установка испарителя с водой значительно улучшит самочувствие работников и снимет ощущение холода в офисе.

Охрана офиса

Во-первых, необходимо позаботиться об установке локальной системы сигнализации. Входную дверь в офис и другие помещения необходимо оборудовать магнитно-контактными датчиками, а в кабинетах и коридорах установить инфракрасные датчики.

Режим охраны офисов может носить круглосуточный или выборочный характер. Первый вариант считается более популярным среди предпринимателей.

Во-вторых, офисное помещение целесообразно разделить на секторы и каждый из них поставить на охрану с помощью системы видеонаблюдения. Для этого при входе устанавливается видеодомофон. Если офис располагается на нижних этажах, то окна обязательно нужно защитить решетками.

Автостоянка

Если ваш офис располагается в бизнес-центре, то парковка в таких местах оборудована достаточно хорошо. Она может находиться под землей или на земле. Наземная парковка более удобна для посетителей. Чтобы более точно определиться с местом парковки, нужно помнить следующее:

•  насколько заметно она будет выглядеть;

•  легко ли к ней подъехать;

•  возможность контроля и охраны;

•  удобно ли будет посетителям добираться до входа в здание.

Можно рассмотреть очень удобный вариант парковки прямоугольной формы, которая будет располагаться перед зданием.

Отношение к подземным стоянкам у всех разное. Многие опасаются повреждения автомобилей, так как возможны обвалы крыши или потоп.

Размещение рекламы и навигации

Для того чтобы ваш офис выглядел привлекательно, необходимо продумать, как комплексно оформить пространство внутри и снаружи. Доступны такие виды наружной рекламы:

• обыкновенная наружная вывеска, которая может содержать в себе название и некоторые услуги;

• объемные светящиеся элементы, лайтбоксы;

• всевозможные постеры, рекламные стенды, плакаты и билборды.

Например, если вы занимаетесь туристическим бизнесом, вам необходимо максимально красочно и привлекательно разрекламировать свою фирму. Это должны быть яркие витрины с расписанием путешествий, ценами, фотографиями, адресами известных туроператоров-сотрудников и перевозчиков.

На плакатах и билбордах, которые располагаются вразброс на большой территории, укажите последние «горячие» предложения, анонсы на будущий сезон. Стоит также заняться разработкой собственного интернет-портала, на котором будет доступно изложен весь спектр ваших услуг. Размещение рекламы на телевидении и в СМИ — тоже очень важный момент.

Интерьерное оформление офиса или навигация — крайне необходимы. Навигация по офису бывает двух видов: функциональной и адресной.

Функциональная с помощью знаков указывает, где найти лестницы, лифты, технические или подсобные помещения, а адресная помогает найти нужного специалиста.

В качестве дополнительной рекламы разместите в офисе стеллажи с брошюрами и визитками. Сделайте своеобразную «разметку» в виде ярких указателей или небольших табличек. Это облегчит перемещение по офису.

Инфраструктура офиса

Снимаете вы офис в современном бизнес-центре или это отдельное помещение, наличие всех элементов инфраструктуры необходимо.

Если ваше предприятие располагает несколькими этажами, один из них должен быть оформлен под комнату для приема пищи. Это может быть кафе, столовая или же просто комната для самообслуживания (в таком случае возможно наладить доставку обедов сотрудникам). Поставьте кулеры с питьевой водой и кофейные автоматы. Оборудуйте комфортные гардеробные.

Если поблизости с вами не окажется аптеки, нужно позаботиться о собственном медпункте, а также нанять врача и закупить самые необходимые медикаменты. Проведите инструктаж среди сотрудников об оказании первой помощи и правилах охраны труда. Вы должны сделать максимально безопасными условия работы в вашем офисе.

Не будет лишним наличие поблизости магазинов, гостиниц, культурно-развлекательных объектов.

Сделка с арендодателем

Если вы уже определились с помещением, наступает самый главный и ответственный момент — сделка с арендодателем. Решите, будете заниматься этим самостоятельно или же с помощью агентства недвижимости, которое может гарантировать вам юридическую грамотность оформления и заключения договора.

Правильный договор об аренде включает в себя:

• четкое описание объекта;

• уровень и временной интервал ежемесячной арендной платы;

• полные данные об участниках сделки;

• даты начала и расторжения сотрудничества;

• конкретные форс-мажорные обстоятельства.

Проследите, чтобы арендная плата была прописана по всем пунктам: сколько и за что вы собираетесь платить. Платежи за коммунальные услуги могут быть не прописаны в договоре, а включены в арендную плату. Вы имеете право прописать их отдельно, чтобы видеть, чем собираетесь пользоваться.

Стоимость аренды у разных арендодателей может существенно отличаться (в зависимости от площади, состояния, расположения). По мнениям юристов, съем помещений по низким ценам – дело очень рискованное. Чтобы не попасть на крючок мошенников, нужно удостовериться, что конкретное здание принадлежит именно вашему арендодателю и никому другому. Дальше всё следует проверять по пунктам договора.