Как заполнять личную карточку работника?

Личная карточка работника — что это за документ? Какие именно сведения она должна содержать, на основании чего заполняются ее разделы? Каков порядок внесения изменений и что включает в себя раздел «Дополнительные сведения»?

Что такое личная карточка работника

Чтобы учет персонала на предприятии или в учреждении был организованным и полным, существует такой документ как личная карточка работника. Из карточек формируют картотеку сотрудников.

Предпринимателей делать это не обязывают, но, при желании, они могут завести личные карточки сотрудников. Бланк карточки стандартный, в российском варианте называется формой Т-2.

Состоит она из 4-х страниц, включающих информацию, объединенную по тематическим блокам. На 1-ой и 2-ой страницах фиксируются общие данные о сотруднике, их заносят в карточку, когда человек устраивается на работу. 3-ю и 4-ю страницы заполняют в процессе трудовой деятельности работника.

Личная карточка работника в Украине — это форма П-2, также содержащая основные данные о сотруднике.

Документы для заполнения личной карточки

Личная карточка работника — это документ, заполняет который сотрудник кадровой службы предприятия. А достоверность и подлинность информации сам работник заверяет своей подписью.

Для заполнения он должен предоставить необходимые документы: трудовой договор, приказ о приеме на работу, паспорт (либо другое удостоверение личности), трудовую книжку, ИНН, свидетельство о государственном пенсионном страховании, документы о полученном образовании, документы воинского учета.

Личная карточка работника форма Т-2

Личная карточка (форма Т-2) включает такие разделы:

• Общие сведения.
• Сведения о воинском учете.
• Прием на работу и переводы на другую работу.
• Аттестация.
• Повышение квалификации.
• Профессиональная переподготовка.
• Награды (поощрения), почетные звания.
• Отпуск.
• Социальные льготы.
• Дополнительные сведения.
• Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Самый подробный раздел — «Общие сведения», где фиксируется вся информация о сотруднике: фамилия, имя, отчество полностью, дата и место рождения, гражданство.

Указывается также владение иностранным языком, образование, профессия, стаж, семейное положение и состав семьи, паспортные данные, адрес и телефон.

В разделе о приеме на работу и переводах все данные записываются согласно соответствующим приказам и распоряжениям. Сотрудника следует ознакомить с внесенными записями под его личную роспись.

В разделе, включающем дополнительные сведения, записывают информацию о наличии водительского удостоверения, группе инвалидности и прочее.

Личная карточка работника формы Т-2 должна содержать не только письменную информацию, но и коды в соответствии с общероссийскими классификаторами: например, код места жительства указывается согласно ОКАТО — это Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления; гражданство кодируется по ОКИН — Общероссийскому классификатору информации о населении и так далее.

Больше всего вопросов по поводу заполнения личной карточки работника возникает по первому разделу, который содержит основную информацию о нем.

На что следует обратить внимание при заполнении документа:

1. наименование организации указывают полностью. Сокращенное наименование вписывают только тогда, когда оно закреплено в учредительных документах;
   
   
2. табельный номер работника может включать не больше 6 цифр. Его присваивают каждому вновь принятому в штат сотруднику, и этот номер не меняется, даже когда происходят его перемещения внутри организации, вплоть до самого увольнения;
   
   
3. что писать в столбце «Алфавит» – первую букву фамилии сотрудника;
   
   
4. нужно указать характер работы: постоянная или временная;
   
   
5. следует обозначить вид выполняемой работы (основная, по совместительству).

Указывая место рождения, не забывайте, что длина записи, учитывая пробелы и знаки препинания, не может превышать 100 символов.

Личная карточка форма №П-2

Аналогично заполняется форма №П-2 — украинский вариант кадрового делопроизводства.

Личная карточка работника включает следующие разделы:

1. Общие сведения.
   
   
2. Профессиональное образование на производстве за счет предприятия.
   
   
3. Назначения и перемещения. Здесь в первой строчке идет запись о приеме на работу. Затем фиксируются переводы, изменения должности, разряда, оклада. Обязательно указывать документ, приказ или распоряжение, чтобы подтвердить правомерность изменений.
   
   
4. Отпуска. В этом разделе карточки вписываются сведения об отпусках: ежегодном (основном и дополнительном), учебном, творческом, социальном и отпуске без сохранения заработной платы. Нужно указать дату начала и окончания отпуска, номер приказа (распоряжения) руководителя предприятия о его предоставлении.
   
   
5. Дополнительные сведения. В этом разделе можно вести учет работников, которые обучаются заочно либо на вечерних отделениях высших и средних специальных учебных заведений. Нужно также указать дату поступления и окончания учебы.
   
   
6. Дата и причина увольнения.

Личная карточка работника — документ, содержащий всю информацию о сотруднике, к его заполнению нужно подходить очень ответственно и внимательно. На сегодняшний день наличие у кадровой службы таких карточек облегчает учет работников предприятия, и их заполнение необходимо.