Как правильно вести личное дело сотрудника?

Что собой представляет личное дело сотрудника, чем регламентируется его оформление и ведение? Какие документы обязательно хранятся в рабочем «досье», нужно ли заводить его на всех сотрудников предприятия?

Личное дело работника

Для чего нужно личное дело – чтобы в распоряжении кадровой службы всегда находилась необходимая информация о сотруднике.

В такое своего рода «досье» собраны документы, которые содержат персональные данные, учет трудовой деятельности, начиная с приема на работу, перемещений, награждений, взысканий вплоть до увольнения с работы.

Личными делами персонала занимается кадровая служба, а в небольших организациях назначают сотрудника, ответственного за такого рода документацию.

Обычно личное дело заводят на каждого работника, ведь это удобно – иметь единый источник сведений о человеке. Но обязательным ведение личных дел является лишь для государственных служащих.

В остальных случаях необходимость рабочего «досье» и порядок его ведения регулируют локальные нормативные акты, изданные руководством.

Практика показала, что на предприятиях есть такие категории сотрудников, на кого обязательно следует заводить личные дела. 

Обычно это руководящий состав, начальники отделов и подразделений, главные специалисты, материально ответственные лица и работники, которые зачислены в кадровый резерв и претендуют на повышение в должности.

Личное дело – чем регламентируется?

Порядок кадрового делопроизводства, включая не только личное дело, но и личную карточку сотрудника, а также трудовой договор и прочие документы, для государственных организаций регламентируется специальными законами.

А вот для остальных предприятий и компаний целесообразно разработать и утвердить свое положение или инструкцию по ведению кадровой документации.

Заводя личное дело, кадровик должен знать несколько важных факторов:

1. конкретные категории персонала, на которые обязательно заводить «досье»;
2. какие именно документы будут подшиты в личное дело;
3. каков порядок ведения и хранения документации и кто ответственен за это;
4. правила ознакомления сотрудников с документами личного дела.

В том случае, когда человек работает по совместительству, но его должность предусматривает наличие личного дела, то его следует завести.

Внешнему совместителю полагается новое личное дело, а документация на внутреннего совместителя добавляется в уже имеющуюся папку.

Как формируется личное дело

Рабочее «досье» удобнее всего вести, используя папки-скоросшиватели. Начинают его оформлять после того, как издан приказ на сотрудника о приеме на работу.

Что обычно включают в папку «Личное дело»:

Для удобства ведения личного дела в папку вкладывают опись с перечнем всех документов. Располагают документацию в хронологическом порядке: с момента приема, добавляя в процессе работы различные приказы и выписки из них, справки и заявления.

На обложке личного дела сотрудника указывают его порядковый номер – вверху справа, посередине обложки пишется наименование структурного подразделения и предприятия.

Ниже идет заголовок «Личное дело №…» (номер дублируется тот, что указан в правом верхнем углу).

Ниже этой надписи пишут инициалы работника, а справа в нижнем углу обложки следует указать дату начала и окончания дела, срок его хранения и количество листов.

Хранение и выдача личного дела

Учет личных дел персонала ведется в специальном журнале или книге – ответственный за их ведение сотрудник заносит туда номера личных дел и Ф.И.О. работников, фиксирует даты постановки на учет и снятия с него при увольнении.

Поскольку личные дела — это документы строгой отчетности, хранят их отдельно, в специальных сейфах или металлических шкафах.

Информацию о работнике считают охраняемыми в законодательном порядке персональными данными, поэтому доступ к личным делам ограничен. Сотрудник, занимающийся ведением личного дела, отвечает не только за правильность оформления документации, но и за ее сохранность.

Чтобы определенные сотрудники могли пользоваться в работе личными делами, требуется письменное разрешение руководителя предприятия.

А вот работнику его личное дело на руки выдавать запрещено. Как быть, если кому-то требуется ознакомление со своей папкой – сделать это можно под присмотром ответственного лица, которое потом внесет соответствующую отметку во внутреннюю опись.

Когда работник увольняется, личное дело передают в архив на хранение. Причем «досье» руководителей хранятся бессрочно, а остальные – 75 лет.

Возможно, через какое-то время необходимость в ведении такой документации отпадет, ведь и сегодняшние специальности когда-то сменят профессии будущего. Но пока личное дело остается важной частью кадрового делопроизводства и подходить к его оформлению нужно ответственно.