Что такое KPI и в чем смысл такой системы?

Вам знакома аббревиатура KPI – Key Performance Indicators? Этот показатель позаимствован нашими компаниями у западных коллег, которые уже достаточно давно его применяют. В чем суть этого инструмента анализа деятельности и мотивации персонала, его плюсы и минусы?

Что такое KPI?

У нас Key Performance Indicators переводят как ключевой показатель эффективности, хотя вернее было называть его ключевым показателем результата деятельности.

В любом случае, KPI призван анализировать деятельность компании в целом, а также эффективность труда отдельных структурных подразделений и конкретных сотрудников.

Этот показатель дает оценку возможностям предприятия достигать поставленных целей, оптимально используя свои ресурсы и минимизируя затраты.

Субъективно оценить результативность компании бывает сложно, поэтому нужны четкие критерии, чтобы видеть связь между запланированными целями, уровнем исполнения задач персоналом в зависимости от мотивации и полученными результатами.

Внедряя KPI, можно объективно оценить, насколько организована вся система функционирования компании (смотрите видео на нашем сайте, где описана методика применения такой системы).

KPI – для чего и где используется

Такую систему можно применять на предприятиях разных областей деятельности, но нагляднее всего она действует там, где вклад каждого сотрудника влияет на экономические показатели работы.

Например, оценка деятельности агентов в страховых фирмах, менеджеров по персоналу — в рекрутинговых агентствах, логистов в транспортных компаниях.

Или возьмем сферу продаж. Анализируя труд менеджера, можно понять, насколько эффективно он справляется с задачей реализации товара, привлечением новых клиентов, сколько времени затрачивается на это.

Ключевой показатель эффективности помогает поставить сотруднику конкретные цели, мотивируя его бонусами и премиями за определенный результат. Человек будет видеть: увеличив объем продаж на 20%, он получит вознаграждение в виде соответствующей надбавки.

В сфере продаж при оценке эффективности учитывают также себестоимость продукции, сумму оборотных активов, стоимость запасов.

Критериями KPI для мастеров салона красоты станут количество обслуженных клиентов, средняя сумма чека и дополнительный показатель – отзывы посетителей.

Главным в оценке руководителя юридического отдела компании будет количество выигранных сотрудниками дел, а в отношении юриста следует оценить сумму денежных средств, которые были взысканы и сохранены для компании.

Как определить показатели KPI сотрудника, занимающего в компании, скажем, должность секретаря? Делаем это на основе его должностной инструкции, оценивая такие критерии:

1. насколько оперативно и качественно проводится работа с входящим потоком информации, отправкой почты, поступлением информации сотрудникам компании;
2. как организовано обеспечение порядка и чистоты в офисе, своевременно ли обеспечивается персонал канцелярскими товарами;
3. соответствует ли выполнение поручений руководства ожидаемым требованиям.

Хорошее и отличное исполнение своих обязанностей секретарем поощряется премиями, нарушения влекут за собой штрафы.

KPI – простая схема

Если кратко и схематично выразить суть показателей KPI на примере, скажем, менеджера по продажам, выглядеть это будет так:

Цель – зачем?

Целью такого специалиста является выполнение плана по продажам.

Задачи – что?

Что он обязан для этого делать: совершать звонки клиентам, проводить с ними встречи, презентации товара, заключать договоры.

Оценки качества – как?

Менеджеру обязательно вовремя отчитываться о своей работе, предоставлять полную информацию, неукоснительно соблюдать корпоративные стандарты.

Виды KPI

Рассмотрим на примерах некоторые виды KPI, взяв за основу сферу продаж не только товаров, но и услуг.

KPI эффективности

Компании, осуществляющие прямые продажи, используют такой показатель, чтобы оценить соотношение холодных звонков и встреч с потенциальными клиентами к количеству реальных продаж.

KPI для начинающих консультантов страхового дела (в области страхования жизни) составляет 1 к 10, то есть, чтобы продать один полис, необходимо провести 10 встреч, а на каждую встречу с клиентом приходится обычно не менее 10 звонков.

KPI результата

Это персональные показатели, оптимальное их количество должно составлять от 3 до 5, формулируют их вполне конкретно: «объемы продаж не ниже...», «привлечение новых клиентов в количестве не менее...», «сумма среднего контракта по клиенту составляет...».

Эти показатели легко оценивать, а сотрудник получает конкретную мотивацию своего труда – за успешное выполнение KPI ему полагаются материальные поощрения.

В каждой компании, в зависимости от вида деятельности, показатели KPI могут быть разными, например, есть KPI затрат – оценивают количество затраченных ресурсов, KPI функционирования – показатель того, как осуществляется бизнес-процесс, соответствует ли он необходимому алгоритму выполнения.

Плюсы и минусы KPI

Положительных моментов от внедрения системы немало:

1. сотрудникам так удобнее работать, ведь они понимают цели своего труда (общую для компании и свои личные задачи) и осознают перспективы в случае успеха – получение премий, надбавок, бонусов;
2. руководству эти показатели помогают анализировать деятельность своих подчиненных, выявлять проблемные участки, оценивать качество работы персонала;
3. высший менеджмент может корректировать планы и цели компании, учитывая показатели KPI;
4. осуществляется обратная связь между сотрудниками и руководством: замечания и претензии возникают не на пустом месте, а на основе четко прописанных критериев работы, таким образом улучшается качество трудовой деятельности.

Негативные моменты в этой системе также присутствуют:

1. сами показатели оценки эффективности не всегда трактуются корректно;
2. иногда критериев слишком много, выполнить все требования сотрудникам бывает нереально;
3. разработка и внедрение требует затрат ресурсов: временных, трудовых, материальных;
4. зачастую возникает необходимость глобального переобучения персонала, а менеджменту требуется освоить новые методики оценивания сотрудников, наблюдается текучка кадров.

Нюансы внедрения

Внедрять новую систему оценки труда и мотивации персонала, как считает большинство экспертов, следует одновременно на всех уровнях компании.

При этом важно объяснить ее смысл и грядущую пользу для каждого сотрудника компании, чтобы изначально не возникало негативного отношения к нововведению.

Любой работник должен понимать, как перемены коснутся лично его, лучший метод – индивидуальная презентация новшеств по конкретным позициям.

Рекомендуемые сроки оповещения о переходе на новые стандарты – не меньше, чем за 3 месяца до старта. Так у людей будет время изучить все тонкости системы оценки их труда.

Крупные компании предпочитают доверить разработку критериев KPI специалистам, уже имеющим опыт внедрения подобных систем. Дело это хлопотное и затратное, но результат того стоит.

Можно и силами собственных специалистов выработать свои показатели эффективности труда, но тогда придется пойти путем проб и ошибок.

В любом случае, работа с использованием KPI более результативна, и такие компании имеют больше шансов выдержать конкуренцию современного рынка.