Как правильно заполнять трудовую книжку?

Трудовая книжка – за рубежом о таком раритете давно забыли. В России и в Украине тоже хотят ее отменить, но пока она остается главным документом, в котором содержится вся информация о трудовой деятельности работника. Каков же порядок ведения и хранения трудовой, для чего нужен вкладыш и как оформить ее дубликат?

Трудовые книжки работников

Сегодня в Российской Федерации считается действительной трудовая образцов 1938 года, 1973 и 2003 годов.

А в 2004 году была выпущена российская трудовая книжка, где советский герб заменен на символ России, обложка стала серого цвета, формат документа уменьшен, а страниц добавилось – теперь их 44. Повышена и степень защиты, которой обладает новая трудовая.

В Украине действует трудовая книжка, образец которой установлен Постановлением Кабинета Министров №301, но и документы старых образцов пока не подлежат обмену.

Трудовая книжка – выдача и ведение

Трудовая книжка должна вестись на работников всех предприятий, любой формы собственности, на которых они проработали более 5 дней, включая сезонных рабочих и временных сотрудников.

Тем, кто впервые трудоустраивается, трудовая должна быть оформлена не позднее 5 дней с момента приема на работу (в Украине) и 7 дней (в России).

А если вы поступаете на новую работу и подписываете трудовой договор – обязаны предоставить свою трудовую работодателю.

Трудовая книжка – как ведутся записи

Записи в трудовую книжку должны вноситься полностью, без сокращений, иметь свой порядковый номер.

Данные о сотруднике заполняются на основании паспорта либо другого документа, который удостоверяет личность (водительское удостоверение, военный билет, загранпаспорт).

Важно помнить, что записи о работе, которую выполняет сотрудник, о переводе, присвоении квалификации, награждении осуществляются на основании соответствующего приказа или распоряжения (не позже, чем в недельный срок), об увольнении работника – в день, когда он увольняется. Запись должна в точности соответствовать тексту приказа.

Какие сведения содержит трудовая книжка? Данные о работнике пишутся на первой титульной странице: инициалы владельца трудовой, дата его рождения, год. Вносятся также записи об образовании работника, профессии и специальности.

Данные об образовании нужно указывать, руководствуясь документом (основное общее образование, если есть аттестат об окончании школы, высшее образование — когда в наличии диплом об окончании ВУЗа).

Если гражданин еще не получил профессию, графу следует оставить незаполненной и вписать туда специальность после ее получения.

В разделе «Сведения о работе» фиксируются прием работника на определенное предприятие, его перемещения по работе и увольнения (обязательно указывая причины).

В этом разделе 4 графы: порядковый номер записи, дата приема на работу, сами сведения о работе и на основании чего (какого документа, с указанием даты и номера) была сделана запись.

Например: Принята в отдел сбыта на должность менеджера по продажам. Приказ от 05.09.2011 №79-к.

Даты пишутся обязательно арабскими цифрами: 03.08.2015 года.

Название предприятия нужно писать в виде заголовка: Общество с ограниченной ответственностью «Альтаир».

Когда работодателем выступает индивидуальный предприниматель, то в заголовке пишется его фамилия, имя и отчество: Меркулов Александр Витальевич.

Трудовая книжка также содержит информацию о поощрениях и награждениях, о присвоении почетных званий. А вот записи о взысканиях работника в трудовую не вносятся.

Данные о работе по совместительству могут быть внесены в трудовую, если таково желание самого работника, запись делается по месту его основной работы.

Поскольку трудовая заполняется вручную, иногда могут быть допущены ошибки. В таком случае неверную запись не зачеркивают, а признают недействительной, после чего вносят правильную.

Когда работник увольняется, все записи, сделанные на этом предприятии, должны заверяться подписью лица, которое ответственно за ведение трудовых (или работодателя), печатью предприятия. Сам работник также ставит свою подпись.

Вкладыш в трудовую книжку

Нередки ситуации, когда трудовая книжка оказывается заполненной на всех страницах, тогда требуется вкладыш для дальнейшего ведения записей.

Вкладыш нужно подшить и заполнять его по тем же правилам, что и саму трудовую. Удобнее всего подшивать его в середину книжки, но можно и в любом другом месте.

Чтобы зафиксировать факт выдачи вкладыша, следует проставить штамп «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер.

Обычно штамп проставляют на титульном листе трудовой книжки, не закрывая указанных там сведений о работнике. Вкладыш без трудовой книжки считается недействительным.

Трудовая книжка – как получить дубликат

В каких случаях выдается дубликат трудовой? Книжка могла быть утеряна, пришла в негодность (разорвана, обгорела, загрязнена).

В случае утраты трудовой книжки работник обязан заявить об этом факте по последнему месту своей работы. Дубликат ему должны выдать не позже 15 дней с момента заявления.

Сведения о работе на предыдущих предприятиях работник собирает самостоятельно, эти данные должны быть подтверждены документально. Чем подтверждать – справками, выписками из приказов, личных дел, зарплатных ведомостей, расчетных книжек, трудовых договоров.

Тогда работодатель, который выдает дубликат, вносит туда сведения о работе на его предприятии, награждениях и поощрениях, руководствуясь приказами, изданными ранее.

Также он записывает данные об общем стаже работы до устройства на его предприятие, основываясь на предоставленных документах. Работодатель делает записи и о принятии на работу, переводе, увольнении с других мест работы, когда они подтверждены документально.

Записи нужно заверить подписью должностного лица, которое занимается ведением трудовых книжек, а также печатью предприятия (отдела кадров или службы персонала).

Пока идут споры о целесообразности отмены трудовой книжки, этот документ остается важным, относиться к нему следует бережно. Дубликат, в случае чего, вы, конечно, получите, но сколько сил, времени и нервов это займет?

Увольняясь с работы, требуйте выдачи трудовой книжки на руки со всеми необходимыми записями, подписями и печатями.